Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese wurden durch das Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht und regeln die Anforderungen an die Buchführung jedes Betriebes, aber auch die korrekte Buchführung jedes Selbstständigen oder Freiberuflers. Darin geht es auch um die korrekte Aufbewahrung alle steuerrechtlich relevanten Dokumente, sowohl elektronische als auch Papierdokumente, die davon betroffen sind. Nicht zu vergessen sind dabei auch die Führung von Kassen und die Aufzeichnung der Barerlöse.
Welche Vorschriften gibt der GoBD vor?
Die Forderung nach einer ordentlichen Buchführung („keine Buchung ohne Beleg“) ist nicht neu. Mit dem Inkrafttreten der neuen Regelung wurden die bisherigen Vorschriften der GDPdU sowie der GoBS zum 01.01.2015 abgelöst.
Die GoBS
Die GoBS, die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme“, die die Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen regeln, sind bereits im Juli 1995 vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben worden. Sie haben die seit Juli 1978 gültigen Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) ergänzt. Es handelt sich dabei um wichtige Ergänzungen und Erläuterung zum HGB (Handelsgesetzbuch) und der AO (Abgabenordnung), die auch auf das Scannen und Archivieren von Daten eingeht.
Die GDPdU
Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ wurde bereits am 16.07.2001 erlassen und ist am 01.01.2002 in Kraft getreten. Darin enthalten waren vor allem Regelungen zur Aufbewahren der digitalen Unterlagen der Steuerpflichtigen sowie dessen Mitwirkungspflicht bei Betriebsprüfungen.
Die GDPdU war eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums zur Konkretisierung der vorhandenen Anforderungen verschiedener Rechtsnormen wie z. B. der Abgabenordnung (AO) oder des Umsatzsteuergesetzes (UStG) hinsichtlich der digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Rechnungen und Buchungsbelegen.
Was sind die GoBD-Grundsätze?
Die Vorschrift, die im Januar 2015 in Kraft getreten ist und seither gilt, regelt genau, wie man alle Buchungsbelege und relevante Dokumente erfasst und archiviert. Und zwar dergestalt, dass dadurch sichergestellt ist, dass die Buchführung vollständig, fehlerfrei und lückenlos nachvollziehbar bzw. nachprüfbar ist.
Die Grundsätze im Kurzüberblick
- Lückenlosigkeit/Vollständigkeit: Sind alle steuerrelevanten Daten, Dokumente und Buchungen lückenlos und vollständig vorhanden?
- Nachvollziehbarkeit: Sind alle steuerrechtlich relevanten Buchungen verständlich und überprüfbar?
- Ordnung: Sind alle steuerlich relevanten Daten und Dokumente geordnet? Sodass eine sachkundige Person sich innerhalb kürzester Zeit einen Überblick verschaffen kann.
- Richtigkeit/Fehlerfreiheit: Sind alle Buchungen nicht nur vorhanden, sondern wurden sie auch korrekt durchgeführt bzw. aufgezeichnet?
- Unveränderbarkeit: Sind alle Dokumente im Originalzustand vorhanden und sind diese unverändert? Lässt sich auch an den Buchungsdaten feststellen, dass diese unverändert sind? Die Unveränderbarkeit gilt ab dem Zeitpunkt der Erfassung.
- Zeitnahe Buchung: Wurden alle vorhandenen Belege zeitnah, d. h. innerhalb von 10 Tagen, gebucht?
Wo gelten die Reglungen der GoBD?
Die Regelungen der GoBD gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere somit auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung).
Wer prüft die Grundsätze der GoBD?
Diese Grundsätze sind für jeden wichtig, der steuerpflichtig selbstständig ist, denn jeder haftet selbst für die Buchhaltung seines Unternehmens. Die Haftung kann nicht an einen Steuerberater übertragen werden.
Wer die Anforderungen missachtet, muss bei einer Prüfung durch den Betriebsprüfer des Finanzamtes damit rechnen, dass seine Einnahmen geschätzt werden und er nachzahlen muss. Die fehlende Konformität mit diesen Regeln kann auch nicht nachträglich hergestellt oder verbessert werden!
Bei dieser Prüfung hat der Verantwortliche eine Mitwirkungspflicht und muss dem Prüfer wahlweise einen unmittelbaren Lesezugriff, einen mittelbaren Zugriff über Auswertungen oder eine Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten gewähren.
Besteht eine Archivierungspflicht der GoBD?
Egal ob elektronische Rechnungen oder Geschäftsbriefe – auch E-Mails unterliegen der Archivierungspflicht der GoBD.
Wenn die E-Mail nur als Übertragungsmittel (oder auch Transportmittel) für eine angehängte Nachricht dient, also quasi die Funktion eines Briefumschlages übernimmt, genügt es, wenn diese Anlage im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die E-Mail selbst auch.
Wenn die E-Mail selbst aber weiterführende Informationen oder Erklärungen zum mit gesendeten Dokument erhält, so muss auch diese archiviert werden. Achten Sie auf die getrennte Archivierung von E-Mails mit steuerlicher Relevanz und anderen geschäftlichen sowie privaten E-Mails!
Archivierung von E-Rechnungen
Es ist häufig üblich und auch akzeptiert, dass Rechnungen aus Schnelligkeits- und Umweltschutzgründen nicht in Papierform, sondern elektronisch verschickt werden. Besonders häufig kommt dies bei den Telefonanbietern vor. Diese Handhabung ist GoBD konform.
In diesem Fall werden Sie – wie oben beschrieben – häufig eine Standardnachricht erhalten, die besagt, dass Sie im Anhang die gültige Rechnung finden (üblicherweise im pdf-Format). Wer solche E-Rechnungen erhält, muss diese aber unbedingt in ihrem Ursprungsformat abspeichern.
Sind in der E-Mail selbst noch zusätzlich steuerrelevante Hinweise enthalten, möglicherweise Erklärungen zu Kürzungen, Erhöhungen oder anderen wichtigen Vorgängen, muss die gesamte E-Mail im Original aufbewahrt werden, nicht nur der Anhang.
Es nützt auch nichts, diese Rechnung auszudrucken und abzuheften, da der Ausdruck nicht dem Originalformat der Rechnung, also in unserem Beispiel der pdf-Datei, übereinstimmt.
Wie archiviert man E-Mails richtig?
Die erhaltenen E-Mails einfach im Posteingang liegen zu lassen, entspricht nicht einer GoBD konformen Archivierung, weil hierdurch nicht die geforderte Unveränderbarkeit und auch kein Schutz vor Verlust gewährleistet ist. Außerdem müssen auch steuerlich relevante Eigenschaften der E-Mails beibehalten werden.
Ihre Speicherkapazitäten reichen hier außerdem wohl nicht aus, jede E-Mail über den geforderten Zeitraum von 10 Jahren zu archivieren!
Sie benötigen zur Ablage ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem mit verschiedenen zusätzlichen Sicherheitsoptionen (denken Sie auch an den Schutz vor Verlust oder den Zugriff Unbefugter). Priorität hat hier der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten.
Das eingesetzte Archivierungssystem muss protokollieren können, wann das Dokument (von wem) archiviert wurde oder wann es (von wem) geändert wurde. Darüber hinaus muss ein solches Dokument einem bestimmten Beleg (z. B. aus dem Kassenbuch) oder einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden können.
Weiterhin muss es möglich sein, die archivierten E-Mails und E-Mail-Anhänge im Volltext zu recherchieren. Diese Funktion ist nicht nur hilfreich wenn ein Betriebsprüfer einen Lesezugriff fordert.
Jeder Betrieb muss regeln, wie er mit den E-Mails und elektronischen Belegen umgeht, was deren Empfang, Erfassung, aber auch Ausgabe und Archivierung anbelangt. Diese Prozesse müssen in der Verfahrensdokumentation (siehe nächster Absatz) beschrieben werden.
Besteht eine Pflicht zur Verfahrensdokumentation?
Die GoBD verlangen eine sogenannte „Verfahrensdokumentation“, in der der organisatorische und technische Prozess der Verarbeitung und Speicherung der Dokumente festgehalten ist. Daraus muss man auch ersehen können, wie die Daten wiedergefunden werden können und wie sie gegen Fälschung, Verlust oder Reproduktion gesichert sind.
An verschiedenen Stellen der GoBD wird auf diese Verfahrensdokumentation verwiesen, da sie eine wichtige Rolle für die Nachprüfbarkeit der Bücher spielt. Sie muss während derselben Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben, wie sie auch für die verarbeiteten Dokumente vorgeschrieben ist. Für diesen Zeitraum muss gewährleistet und nachgewiesen werden, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht.
Wie man diese Dokumentation konkret ausgestaltet, hängt allerdings von der Geschäftstätigkeit und auch vom eingesetzten Datenverarbeitungssystem ab. In jedem Fall muss sie eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation enthalten. Und sie muss verständlich und für einen sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar sein.
Die komplette GoBD zum Nachlesen
Der volle Wortlaut der Vorschrift kann beim Bundesfinanzministerium als pdf heruntergeladen werden.
Erfahren Sie hier mehr über die ordnungsgemäße Buchführung.
Autor: Redaktion
