Viele Ausgaben, die Sie womöglich noch Ihrem Privatbereich zuordnen, dürfen Sie ganz legal auf Ihr Unternehmen verlagern und somit absetzen.
Geht es Ihnen wie so vielen Einzelunternehmern, bei denen betriebliche und private Aktivitäten immer mehr ineinanderfließen? Dann kommt es sicherlich auch bei Ihnen oft vor, dass Sie
- während eines privaten Einkaufs gleich noch Betriebsbedarf mitnehmen.
- Ihre Kunden mit Getränken und Knabbereien aus Ihrer Privatküche versorgen.
- beim Restaurantbesuch mit dem ebenfalls selbstständigen Freund ungeplant nur über Geschäftliches reden.
Aber mit genau diesen Dingen können Sie mit der Einkommenssteuer richtig Geld sparen. Was Ihnen bis jetzt entgangen ist und wie Sie es ab sofort besser machen, haben wir in diesem faktenbasierten Artikel zusammengefasst.
Wie können Sie bei der Einkommenssteuer sparen?
Bevor Sie in solche Situationen geraten, machen Sie sich bitte noch einmal klar: Um betriebliche Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen zu können, brauchen Sie einen Beleg. Achten Sie deshalb schon bei der Beschaffung darauf, dass Sie jede betriebliche Ausgabe mit einer korrekten Quittung oder Rechnung nachweisen können. Es ist unerheblich, ob auf demselben Beleg auch privat gekaufte Artikel stehen, solange Sie nur die Kosten der betrieblich veranlassten Einkäufe in Ihre Buchführung übernehmen. Sammeln Sie deshalb alle – wirklich alle – betrieblichen Belege sorgfältig, statt sie zusammen mit irgendwelchen Tüten und Verpackungen zu „vermüllen“.
Machen Sie das auch dann, wenn es nur um Kleinbeträge geht. Am Monatsende können Sie den Quittungsstapel dann in Ihre betriebliche Belegsammlung einsortieren und die einzelnen Ausgaben auf den Betriebsausgabenkonten verbuchen. Oft werden Sie erstaunt feststellen, welch stattlicher Betrag auf diese Weise zusätzlich zu Ihren „üblichen“ Betriebsausgaben zusammenkommt.
Können Fahrten mit dem Privatauto von der Einkommensteuer abgesetzt werden?
Sicher haben Sie schon viel darüber gelesen, wie ein Unternehmer ein Auto als Geschäftswagen absetzen kann. Begriffe wie „Fahrtenbuch“ und „1-%-Methode“ schwirren Ihnen im Kopf herum, und vielleicht haben Sie für sich beschlossen, dass Sie gar keine Zeit haben, sich in dieser Sache schlau zu machen. Dennoch haben Sie ein schlechtes Gewissen und befürchten, etwas falsch zu machen und dem Fiskus Geld zu schenken? Das stimmt zum Teil! Nutzen Sie Ihr Auto zu mehr als 50 % betrieblich, müssen Sie es in Ihr Betriebsvermögen einlegen und sich mit den Folgen beschäftigen. Wenn Sie aber nur gelegentlich betrieblich veranlasste Fahrten unternehmen, können Sie es sich ganz einfach machen – und den Fiskus dennoch an Ihren Kosten beteiligen! Das geht so: Führen Sie eine einfache Liste (oder ein Fahrtenbuch) über Ihre betrieblichen Fahrten mit einem privaten Pkw (Ihrem eigenen Auto, dem Ihres Partners, Ihrer Eltern, eines Freundes etc.).
Notieren Sie darin zu jeder Fahrt
- das Datum
- den betrieblichen Anlass inklusive Fahrtziel sowie
- die betrieblich gefahrenen Kilometer
Jeden so nachgewiesenen Kilometer dürfen Sie pauschal mit 0,30 € absetzen (diese Pauschale stammt aus dem Bundesreisekostengesetz und wird von der Finanzverwaltung anerkannt; eine Erhöhung wird diskutiert, ist derzeit aber noch nicht durchsetzbar). Im Laufe eines Jahres kommt bei so geringem Aufzeichnungsaufwand oft ein stattlicher Betrag zusammen.
Setzen Sie auch die zu Hause genutzten Arbeitsmittel bei der Einkommensteuer ab
Erledigen Sie betriebliche Arbeiten zu Hause, sind alle Kosten der hierfür benötigten Arbeitsmittel Betriebsausgaben. Ob Sie ein häusliches Arbeitszimmer haben oder die Tätigkeiten am Küchentisch erledigen, ist hierfür unerheblich.
Als Arbeitsmittel gelten
- unmittelbar arbeitsfördernde Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Bücherregal, Büroschrank, Schreibtischlampe etc., und zwar unabhängig vom Material und von der Stilrichtung,
- Arbeitsgeräte (PC, Taschenrechner, Locher etc.)
- Büromaterial (Stifte, Papier)
Wann dürfen Sie private Gegenstände absetzen?
Jeder Unternehmer wird das kennen: Gegenstände, die er eigentlich für seinen Privatbedarf gekauft oder geschenkt bekommen hat, dienen plötzlich nur noch dem Betrieb:
- Mit der privaten Digitalkamera werden nicht länger Urlaubs-, sondern nur noch Werbefotos geschossen.
- Der Kaffeevollautomat wandert aus der Privatküche ins betriebliche Wartezimmer für Kunden/Patienten.
- Der massive Aktenschrank vom verstorbenen Onkel macht sich im häuslichen Arbeitszimmer gut.
Legen Sie einen solchen Gegenstand in Ihr Betriebsvermögen ein, dürfen Sie seinen Wert absetzen – und zwar nach denselben Regeln, als hätten Sie ihn für Ihren Betrieb eingekauft. Den Einlagewert ermitteln Sie so (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 sowie § 7 Abs. 1 Satz 5 EStG):
Im Regelfall bewerten Sie das eingelegte Gut mit dem sogenannten Teilwert, den Sie schätzen. Orientieren Sie sich an Gutachten, Internet-Angeboten oder Listen für gebrauchte Wirtschaftsgüter.
Die 1. Einkommensteuer-Ausnahme
Liegt die private Anschaffung nur bis zu 3 Jahre zurück, ziehen Sie von den ursprünglichen Brutto-Anschaffungskosten die gesetzliche Mindestabschreibung nach § 7 EStG ab, um zum Einlagewert zu kommen.
Die 2. Einkommensteuer-Ausnahme
Haben Sie das betreffende Gut schon im Rahmen von Überschuss-Einkünften (z.B. Arbeitnehmer-Tätigkeit, Vermietung) teilweise abgeschrieben, müssen Sie diese Abschreibungen vom geschätzten Teilwert bei der Einlage abziehen – aber nur bis maximal zur Höhe der fortgeschriebenen Anschaffungskosten (= „Buchwert“ bei der Einlage). Die Einlage selbst funktioniert ganz einfach. Sie schreiben sich einen Eigenbeleg darüber, wie Sie den Einlagewert ermittelt haben und ab wann Sie das betreffende Gut betrieblich nutzen. Ggf. müssen Sie das Gut mit diesen Angaben auch noch in Ihr GWG-Verzeichnis oder Anlageverzeichnis aufnehmen.
Wie können Sie die Einkommensteuer reduzieren?
Oft ist es so, dass Ihr Partner ohnehin mit Aufgaben für Ihren Betrieb beschäftigt ist. Vielleicht erledigt er oder sie die Buchführung, wartet Ihre Bürotechnik, fährt für Sie regelmäßig zum Großmarkt, unterstützt Sie stundenweise im Verkauf etc.? Dann machen Sie einen offiziellen Arbeitsvertrag daraus.
Steuerlich besonders rentabel ist das, wenn Ihr Partner als 450-€-Kraft für Sie tätig werden kann (siehe Beitrag A88 „Aushilfen, geringfügig entlohnt“). Vorteile:
- Sie können die Lohnsteuer pauschal mit 2 % abführen, womit die komplette Steuer abgegolten ist.
- Sie setzen die Lohnzahlung inklusive aller Abgaben als Betriebsausgabe ab. So können Sie mehr Steuern sparen, als Sie an Abgaben zahlen.
- Ist Ihr Partner Ihr Arbeitnehmer, dürfen Sie ihm zudem die üblichen steuer- und sozialabgabenfreien Gehaltsextras gewähren, die ggf. auch andere Mitarbeiter von Ihnen erhalten. Auf diese Weise verlagern Sie an sich private Kosten ganz legal auf Ihren Betrieb.
Ein beliebtes, abgabenfreies Gehaltsextra ist beispielsweise das Überlassen eines betrieblichen Handys auch für private Gespräche. Bezahlen Sie ein solches für den bei Ihnen angestellten Partner, entstehen Ihnen absetzbare Betriebsausgaben. Ihr Partner dürfte ein privat angeschafftes und unterhaltenes Handy hingegen nicht absetzen. Das vorgestellte Modell rentiert sich schon für Sie, wenn Sie Ihrem Partner einen Monatslohn von 450 € zahlen und Ihr persönlicher Grenzsteuersatz 23 % beträgt (oder wenn Ihr Partner privat krankenversichert ist, weil dann die Abgaben an die Minijob-Zentrale geringer ausfallen).
Was können Sie als Betriebsausgaben von der Einkommensteuer absetzen?
Wie Sie eben lesen konnten, senkt jede betriebliche Ausgabe Ihre Einkommensteuerlast. Damit Sie alles beisammen haben, geben wir Ihnen die 7 wichtigsten Bereiche in Form einer Checkliste an die Hand.
Vorab noch ein allgemeiner Hinweis zur Umsatzsteuer: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, setzen Sie Ihre Netto-Betriebsausgaben ab. Von Ihnen gezahlte Umsatzsteuer ist eine gesondert zu erfassende Betriebsausgabe (siehe Checkliste 5). Als nicht umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer erfassen Sie Ihre Betriebsausgaben mit den Brutto-Beträgen.
Checkliste 1: Denken Sie bei der Einkommensteuer unbedingt an Ihren Wareneinkauf
So gut wie jeder Unternehmer hat Ausgaben für „Waren, Roh- und Hilfsstoffe“. Diese Positionen betreffen nämlich das Angebot, das Sie für Ihre Kunden bereithalten bzw. anfertigen:
Handelswaren: Das sind die zum Weiterverkauf an Ihre Kunden eingekauften Artikel. Die Einkaufskosten sind – unabhängig von ihrer Höhe – Betriebsausgaben.
Roh- und Hilfsstoffe: Sie produzieren Güter für Ihre Kunden? Alle dafür nötigen Stoffe (z.B. Holz, Fertigteile, Nägel, Leim etc.) setzen Sie ab. Vergessen Sie auch Positionen wie Schmiermittel und Verschleißteile von Maschinen nicht, z.B. Bohröl, einen Satz neuer Bohrer.
Verbrauchsmaterial: Auch wenn Sie keine Güter produzieren, verbrauchen Sie in Ihrem Betrieb Roh- und Hilfsstoffe. Sämtliches Büromaterial fällt hierunter, z.B. Papier, Toner, Tinte etc.
Nebenkosten: Zu den Nebenkosten der Waren, Roh- und Hilfsstoffe zählen z.B. die Kosten für Verpackungsmaterial, Lieferungen, Transportversicherungen sowie Zölle und Einfuhrabgaben, soweit sie angefallen sind.
Checkliste 2: Auf Fremdleistungen und Personalkosten achten
Der Arbeitsaufwand, den viele Selbständige und Unternehmer betreiben, um ihr Geschäft am Laufen zu halten, ist enorm. Wenn auch Sie sich deshalb von Mitarbeitern oder anderen Selbständigen Unterstützung holen, können Sie einen Teil der anfallenden Kosten absetzen.
Fremdleistungen: Erfassen Sie Ausgaben für Subunternehmer, freie Mitarbeiter, Leiharbeit, Fertigungslizenzen etc.
Gehälter und Löhne: Absetzbar sind die Brutto- Beträge (einschließlich Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Arbeitnehmer-Anteil an den Sozialabgaben), die Sie eigenen Mitarbeitern auszahlen.
Lohnnebenkosten: Sie als Arbeitgeber tragen über den Brutto-Lohn hinaus weitere – absetzbare – Kosten, nämlich vor allem den Arbeitgeber-Anteil an den Sozialabgaben, verschiedene Umlagen sowie Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung. Müssen Sie – etwa für 450-€-Jobber – pauschale Sozialabgaben leisten, machen Sie auch diese Pauschalen geltend.
Freiwillige Arbeitgeber-Aufwendungen: Sie gewähren Ihren Mitarbeitern Gehaltsextras wie z.B. einen Kindergartenzuschuss? Sie überreichen Aufmerksamkeiten wie z.B. ein Geburtstagsgeschenk? Sie stellen den Mitarbeitern im Betrieb Obst und Getränke zur Verfügung?
Kosten für solche Aufwendungen sind Betriebsausgaben. (Unerheblich für den Betriebsausgabenabzug ist, ob der Mitarbeiter von der Zuwendung einen geldwerten Vorteil hat, für den dann ggf. Steuern und Sozialabgaben anfallen).
Checkliste 3: Einkommensteuer senken durch Abschreibungen von Anlagevermögen
Wirtschaftsgüter, die Ihrem Betrieb länger als ein Jahr dienen sollen, zählen zu Ihrem Anlagevermögen. Nutzen sich solche Wirtschaftsgüter durch den Gebrauch ab, dürfen Sie diese Wertminderung – Absetzung für Abnutzung (AfA) genannt – als Betriebsausgabe geltend machen, wozu man auch „abschreiben“ sagt.
Zur Ermittlung der Abschreibungsbeträge gibt es sehr detaillierte Regeln. Das in der Praxis Wichtigste in der Zusammenfassung:
AfA: Kosten bewegliche Wirtschaftsgüter mehr als 800 € netto, schreiben Sie sie monatsgenau über die Jahre der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer laut amtlicher AfA-Tabelle ab.
Sonder-AfA: Als kleiner Betrieb dürfen Sie zudem eine Sonder-AfA nach § 7g EStG bilden: 20 % der Kosten beliebig verteilt auf die ersten 5 Jahre der Nutzung.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter mit Kosten von bis zu 800 € netto dürfen Sie bereits im Jahr der Anschaffung voll abschreiben.
Sammelposten als Gestaltungsalternative: Sie können auch alle selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter mit Kosten von mehr als 250 € bis zu 1.000 € netto in einem jährlichen Sammelposten zusammenfassen und diesen einheitlich über 5 Jahre abschreiben – das aber nur, wenn Sie in dem betreffenden Jahr auf den Sofortabzug von GWG mit Kosten von 250 € bis zu 800 € verzichten.
Gebrauchte Güter: Kaufen Sie ein gebrauchtes Wirtschaftsgut, können Sie den Kaufpreis genauso wie bei neuen Wirtschaftsgütern absetzen bzw. abschreiben.
Privateinlagen: Vergessen Sie nicht, die AfA solcher Güter geltend zu machen, die Sie aus dem Privat- in Ihr Betriebsvermögen einlegen. Bemessungsgrundlage für die Abschreibung ist im Regelfall der Teilwert, also – grob gesagt – der geschätzte Marktwert.
Ist ein Wirtschaftsgut jedoch weniger als 3 Jahre alt oder wurde es zuvor schon einmal betrieblich genutzt und abgeschrieben, müssen Sie den Einlagewert nach speziellen Regeln ermitteln (§§ 6 Abs. 1 Nr. 5 und 7 Abs. 1 Satz 5 EStG).
Checkliste 4: Klassischerweise Einkommensteuer sparen
Abschreiben dürfen Sie sämtliche beweglichen Wirtschaftsgüter Ihres Anlagevermögens, die Sie unmittelbar für Ihre Tätigkeit einsetzen. Das sind Geräte und Maschinen (Werkzeuge eines Handwerkers, Registrierkasse eines Händlers etc.), Bürotechnik (Fax-, Kopiergerät etc.) und Büromöbel (Schreibtisch, Regal etc.). Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie Ihr Büro preiswert ausstatten oder sich für Designermöbel entscheiden. Sie können sogar eine Antiquität abschreiben, wenn Sie sie nicht nur zur Ausschmückung, sondern als Arbeitsmittel nutzen (BFH, 31.1.1986, Az. IV B 78/82).
Computer: Eine Computer-Anlage besteht aus Zentraleinheit, Monitor, Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Modem etc. Die einzelnen Teile sind nicht selbstständig nutzbar. Daher scheidet die Sofortabschreibung einzelner Teile als GWG oder deren Abschreibung im Sammelposten aus.
Ausnahme: Externe Datenspeicher (z.B. USB-Sticks) und Multifunktionsgeräte (z.B. Drucker, Scanner, Kopierer und Fax in einem Gerät) können Sie ggf. als GWG oder im Sammelposten abschreiben.
Fahrzeuge: Kosten für Nutzfahrzeuge schreiben Sie ab. Legen Sie einen Pkw in Ihr Betriebsvermögen ein, machen Sie auch für diesen Geschäftswagen die AfA geltend. Beachten Sie jedoch, dass Sie im Regelfall Ihre Privatnutzung zu versteuern haben.
Software: Kaufen Sie einen PC zusammen mit System-Software zu einem einheitlichen Paketpreis, wird beides als Einheit behandelt (BFH, 8.2.1996, Az. III R 76/90). Sie schreiben die Software dann zusammen mit der Hardware ab. Eine Anwender-Software (z.B. MS Office, Virenschutz-Programme etc.) ist jedoch ein eigenständiges immaterielles Wirtschaftsgut und steuerlich gesondert zu behandeln (BFH, 15.6.2004, Az. VIII R 42/03). Betragen die Anschaffungskosten bis zu 410 € netto, behandeln Sie die Software wie ein GWG und setzen sie ggf. sofort ab. Ist eine Software teurer, schreiben Sie sie als immaterielles Wirtschaftsgut ab, und zwar Anwender-Software über 1 Jahr und individuelle ERP-Software (z.B. SAP) über 5 Jahre (BMFSchreiben, 18.11.2005, Az. IV B 2-S 2172-37/05).
Checkliste 5: Kosten für betriebliche Räume und Grundstücke trennen
Unterscheiden Sie 3 Situationen:
- Sie betreiben Ihr Unternehmen in von der Privatwohnung getrennten Räumen? Dann sind Ihre Raumkosten bei der Einkommensteuer voll absetzbar.
- Sie arbeiten (auch) von zu Hause aus? Dann gibt es Einschränkungen beim häuslichen Arbeitszimmer.
- Sie führen wegen Ihres Betriebs einen doppelten Haushalt? Dann setzen Sie die Kosten für die Unterkunft am Ort des Betriebs als Raumkosten ab.
Miete/Pacht: Solche Kosten für Geschäftsräume oder betrieblich genutzte Grundstücke sind Betriebsausgaben. Das gilt auch für Umlagen und Nebenkosten.
Eigentum: Sie können die Kosten für das Grundstück, das sich nicht abnutzt, gar nicht absetzen. Für ein betriebliches Gebäude machen Sie Absetzungen für Abnutzungen (AfA) geltend. Haben Sie die Anschaffung finanziert, können Sie die Schuldzinsen absetzen.
Betriebliche Räume in der Privatwohnung: Handelt es sich um eine Praxis, eine Verkaufsstelle oder ein Lager, setzen Sie Ihre Raumkosten anteilig nach Quadratmetern ab. Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind nur beschränkt absetzbar.
Doppelte Haushaltsführung: Sie unterhalten einen Haupthaushalt, der Ihren Lebensmittelpunkt ausmacht, und brauchen zusätzlich eine Unterkunft an dem Ort, an dem Sie betrieblich tätig sind? Dann dürfen Sie die angemessenen Kosten dieser Unterkunft (z.B. Miete, Hotelkosten) bei der Einkommensteuer absetzen.
Checkliste 6: Unbeschränkt abzusetzen bei der Einkommensteuer
In den meisten Unternehmen gibt es noch viele weitere Positionen, die unbeschränkt absetzbar sind – denken Sie vor allem an diese Kosten (aufgeführt in der Reihenfolge, die die amtliche „Anlage EÜR“ vorgibt):
Telekommunikation im Betrieb: Hierbei geht es um die laufenden Kosten, also vor allem die Monatsrechnungen (Festnetz-Telefonie, Handy, Internet) sowie Wartungen und Reparaturen Ihrer Anlagen. Achtung: Sie als Unternehmer müssen Ihre Privatnutzung als Einnahme versteuern (Faustformel: 10 % der Monatsrechnung, höchstens 15 €)!
Telekommunikation im Home-Office: Wenn Sie Ihren privaten Anschluss zu Hause gelegentlich für betriebliche Zwecke nutzen, können Sie die betrieblichen Kosten dafür pauschal abrechnen: Sie dürfen monatlich bis zu 20 % der Brutto-Rechnung, höchstens jedoch 20 €, als Betriebsausgaben absetzen (R 3.50 Abs. 2 LStR). Ist der betriebliche Anteil an Ihren privaten Telefon- und Internet-Kosten höher, schätzen Sie ihn mit einen Prozentsatz (BFH, 21.11.1980, Az. VI R 202/79), den Sie dem Finanzamt auf Nachfrage glaubhaft machen müssen.
Fortbildungen: Fortbildungen aus betrieblichen Anlässen sind in vollem Umfang absetzbar. Die Fortbildung ist dann betrieblich veranlasst, wenn Sie damit höhere oder zusätzliche Einkünfte anstreben. Fortbildungen, die auch Ihre private Lebensführung und Persönlichkeitsentwicklung betreffen, sind nicht abzugsfähig. (Beispiel: „Rhetorik-Kurs“ = nicht absetzbar; „Rhetorik für Unternehmer – So erzielen Sie größeren Geschäftserfolg“ = absetzbar.)
Fachliteratur: Kosten hierfür zählen Sie zu den Fortbildungskosten. Ihre Aufwendungen für Ihr „Handbuch für Selbstständige & Unternehmer“ können Sie absetzen (BFH, 23.05.1989, Az. XR 6/85). Ob ein Buch oder eine Zeitschrift als Fachliteratur eingestuft wird, hängt wesentlich davon ab, welche Bedeutung der Inhalt für Ihre Tätigkeit hat; Ihr privater Nutzen darf nicht mehr als 10 % ausmachen. Deshalb werden allgemeinbildende Zeitschriften, Tages- und Wochenzeitungen in aller Regel nicht als abzugsfähig anerkannt. Auf Rechnungen müssen Ihr Name und der Titel der Fachliteratur stehen.
Rechts- und Steuerberatung, Buchführung: Honorare (inklusive Nebenkosten) für Beratungen und Dienstleistungen in betrieblichen Angelegenheiten setzen Sie uneingeschränkt ab – egal, ob die Beratung erfolgreich war oder nicht. Der Anteil der Steuerberatergebühr für den privaten Teil Ihrer Steuererklärung ist nicht absetzbar. Entstehen Notar- oder Rechtsanwaltskosten im Zusammenhang mit einem Kaufvertrag für ein Wirtschaftsgut Ihres Anlagevermögens, zählen sie zu den Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts und müssen mit diesem abgeschrieben werden.
Schuldzinsen: Haben Sie einen Kredit für die Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern Ihres Anlagevermögens aufgenommen, sind die Zinsen unbeschränkt absetzbar. Übrige Schuldzinsen, etwa für einen Kontokorrent- bzw. Betriebsmittelkredit, sind insgesamt bis zu 2.050 €/Jahr absetzbar; bei höheren übrigen Schuldzinsen müssen Sie prüfen, ob Sie Überentnahmen getätigt, also mehr als die Summe von Gewinn und Einlagen aus dem Betrieb entnommen haben. Zinsen in Höhe von 6 % der Überentnahmen sind nicht absetzbar (§ 4 Abs. 4a Satz 6 EStG).
Vorsteuerbeträge: Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, erfassen Sie Ihre sämtlichen Betriebsausgaben mit den Netto-Beträgen. Die Vorsteuer, die Sie an andere Unternehmer gezahlt haben, fassen Sie pro Jahr als Betriebsausgabe zusammen. Gleiches gilt für die Umsatzsteuer-Beträge, die Sie an das Finanzamt abführen. (Von Ihren Kunden eingenommene oder vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuern haben Sie im Gegenzug als Einnahmen zu erfassen.)
Checkliste 7: Noch mehr Einkommensteuer sparen
Alle möglichen Betriebsausgaben, die uneingeschränkt abzugsfähig sind, können hier nicht vollständig aufgezählt werden. Im amtlichen EÜR-Formular fassen Sie weitere Ausgaben, für die kein Feld vorgesehen ist, unter „Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ zusammen. Denken Sie dabei vor allem noch an die folgenden häufig vorkommenden Positionen:
Berufsbekleidung: Absetzbar ist typische Berufskleidung für Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter. Sie können die Anschaffungskosten und auch die laufenden Kosten fürs Waschen oder Reinigen geltend machen. Waschen Sie solche Kleidung in Ihrer privaten Waschmaschine, dürfen Sie die Kosten schätzen und absetzen (Strom- und Wasserverbrauch, Waschmittel, Bügelspray etc.; BFH, 29.6.1993, Az. VI R 53/92). Beachten Sie: Nicht abzugsfähig ist bürgerliche Kleidung, die Sie üblicherweise auch privat tragen: weiße Hemden, weiße Socken, T-Shirts, Anzüge, Kostüme etc.
Berufsverbände: Ihre Beiträge an einen Berufsverband sind Betriebsausgaben, wenn er Ihre berufsspezifischen Interessen vertritt, wie z.B. der Verband der freien Berufe. Nicht abziehbar sind dagegen Beiträge für Sportvereine, gesellige Vereine, Lions Club usw. – auch dann nicht, wenn die Mitgliedschaft neben dem privaten Vergnügen auch der geschäftlichen Repräsentation oder der Anbahnung und Pflege geschäftlicher Beziehungen dient.
Geldbeschaffungskosten: Abschluss-, Beratungs- und Bereitstellungsgebühren, Kreditprovisionen etc. sind keine Zinsen, sondern als einmalige Aufwendungen für die Beschaffung von Kreditmitteln sofort absetzbar (BFH, 15.12.1999, Az. X 23/95).
Instandsetzungen, Reparaturen: Aufwendungen für die laufende Instandhaltung und Instandsetzung betrieblicher Gegenstände setzen Sie sofort in voller Höhe als Betriebsausgaben ab. Das betrifft z.B. sämtliche Reparaturen und Wartungsarbeiten.
Umzüge: Ziehen Sie aus einem betrieblichen Grund in eine neue Betriebsstätte und/oder Privatwohnung um, sind die Umzugskosten absetzbar (BFH, 17.12.2002, Az. VI R 188/98). Dazu zählen Speditionskosten, Reisekosten, bei doppelter Mietzahlung die Miete für die alten Betriebsräume bzw. Wohnräume für maximal 6 Monate und die Maklergebühren für die Vermittlung der neuen Betriebsräume/Privatwohnung. Weitere Kosten setzen Sie in Form von Pauschalen ab.
Werbemaßnahmen: Zur Werbung gehören z.B. Aufwendungen für Anzeigen in Zeitungen, Zeitschriften und dem Internet, für die Präsentation Ihres Angebots im Internet, für Fernseh-, Rundfunk- und Kinowerbung, Google Adwords, Plakatwerbung, Postwurfsendungen, Werbebriefe, Werbeveranstaltungen etc. Diese Aufwendungen ziehen Sie als Betriebsausgaben ab.
Einkommensteuerlast senken mit Beschränkt abziehbaren Ausgaben
Vor allem die folgenden 4 Positionen, die in fast jedem Unternehmen auftauchen, müssen Sie in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Anteil aufteilen:
Geschenke an Geschäftspartner: Absetzen können Sie Geschenke aus geschäftlichem Anlass bis zum Betrag von 35 € pro Jahr und Geschäftspartner. Überschreiten Sie die Grenze nur um 1 Cent, sind Geschenke an diesen Geschäftspartner gar nicht abzugsfähig.
Geschäftsessen: 70 % Ihrer Kosten für Bewirtungen von Nicht-Mitarbeitern aus betrieblichem Anlass können Sie als Betriebsausgaben geltend machen – den Rest buchen Sie als nicht abzugsfähig. Die Vorsteuer ist übrigens entsprechend Ihrer Abzugsquote in voller Höhe abzugsfähig (§ 15 Abs. 1 UST G).
Verpflegungsmehraufwendungen: Ihre tatsächliche Verpflegung auf Geschäftsreisen und bei doppelter Haushaltsführung ist nicht abzugsfähig, wohl aber Pauschalen hierfür.
Häusliches Arbeitszimmer: Handelt es sich bei einem betrieblich genutzten Raum innerhalb Ihrer Privatwohnung um ein „häusliches Arbeitszimmer“, gelten Abzugsbeschränkungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG): Sie dürfen die Raumkosten nur dann voll absetzen, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit bildet. Steht Ihnen für Büroarbeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, machen Sie pro Jahr bis zu 1.250 € der Raumkosten geltend. In allen anderen Fällen sind Ihre Arbeitszimmerkosten nicht abzugsfähig.
Homeoffice-Pauschale: Arbeiten Sie überwiegend im Homeoffice, dürfen Sie pro Tag eine Pauschale in Höhe von 500 Euro höchstens jedoch 600 Euro pro Jahr als Werbungskosten absetzen.
Was lohnt sich bei der Absetzung der Einkommensteuer?
Schließlich gilt: Sie als Unternehmer dürfen eventuelle Fahrten von der Privatwohnung zum Betrieb sowie solche im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung nicht mit einem höheren Betrag als ein Arbeitnehmer absetzen. Der Fiskus verlangt daher folgende Aufschlüsselung:
Reisekosten: Sind Sie oder Mitarbeiter aus geschäftlichem Grund unterwegs, setzen Sie Flug-, Bus-, Bahn und Taxi-Kosten ab. Auch Nebenkosten machen Sie geltend (Gepäckaufbewahrung, Mautgebühren etc.).
Laufende Kfz-Kosten: Erfassen Sie Ihre sämtlichen laufenden betrieblichen Kfz-Kosten für Ihren Geschäftswagen und/oder Nutzfahrzeuge, also Benzin, Reparaturen, Garagenmiete, Versicherung, Steuer etc. (Die Abschreibung und Finanzierungszinsen machen Sie als „AfA“ und „Schuldzinsen“ geltend.)
WB- und Familienheimfahrten: Sind in den Kfz-Kosten einschließlich Abschreibungen und Finanzierungskosten solche enthalten, die auf Fahrten zwischen Ihrer Privatwohnung und Ihrem Betrieb (WB-Fahrten) oder auf Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung entfallen? Die müssen Sie errechnen und von den Kfz- und Reisekosten abziehen.
Pendlerpauschale: Absetzen dürfen Sie die Pendlerpauschale. Diese beträgt seit dem 1. Januar 2022 0,38 Euro je Entfernungskilometer.
Wie sparen Sie an der Einkommensteuer-Vorauszahlung?
Mit unserer Checkliste stellen Sie sicher, dass der Fiskus bei der Einkommensteuer-Vorauszahlung Ihrer Firma nicht allzu „herzhaft“ zulangt.
Wer kennt es nicht? In Riesenschritten naht das Jahresende heran. Höchste Zeit für den Kassensturz. Denn Ihr Gewinn 2021 beeinflusst nicht nur mögliche Steuer-Nachzahlungen. Er hat auch einen maßgeblichen Einfluss auf Ihre zukünftigen Steuervorauszahlungen.
Denn diese legt der Fiskus in der Regel immer anhand der Zahlen aus dem letzten Jahres- Einkommensteuerbescheid fest. Mit der folgenden Checkliste stellen Sie sicher, dass der Fiskus bei Ihnen hierbei nicht „herzhaft“ zulangt und mehr Geld in Ihrem Unternehmen bleibt – in der am Ende folgenden Beispielrechnung sage und schreibe fast 14.000 €.
Bis zu 14.000 € bei der Vorauszahlung der Einkommensteuer
Der Trick besteht aus zwei Komponenten: Zum einen, darin, dass Sie Ausgaben, die vielleicht erst für 2022 geplant sind, geschickt vorziehen. Zum anderen, indem Sie Einnahmen, die 2021 noch anstehen, ins Jahr 2022 verschieben. Beide Maßnahmen haben einen unmittelbaren Einfluss auf Ihren Gewinn 2021 – und damit auf die Fragen: „Muss ich nach Abgabe meiner Steuererklärung 2021 im Jahr 2022 mit Nachzahlungen rechnen?“ und „Wird das Finanzamt meine Vorauszahlungen nach oben hin anpassen?“. Dass diese Fragen nicht ohne sind, macht ein Beispiel deutlich:
Angenommen, Sie geben Ihre Steuererklärung 2021 am 15.5.2022 ab. Im Oktober 2022 schickt Ihnen das Finanzamt zwei Bescheide: zum einen den Einkommensteuerbescheid für 2021, in dem Sie aufgefordert werden, 12.000 € nachzuzahlen. Gleichzeitig setzt es für 2022 – auch rückwirkend – die quartalsweisen Vorauszahlungen hoch. Da Sie im Oktober 2022 bereits für drei Quartale Einkommensteuer vorausgezahlt haben, fordert es per sofort 12.000 € / 4 x 3 = 9.000 € plus die Nachzahlung von 12.000 € aus dem Jahr 2021 von Ihnen.
Folge: Es will auf einen Schlag 21.000 € minus der schon geleisteten drei Quartalszahlungen von Ihnen haben. Und als wäre das nicht schon genug: Sie erhalten im Beispiel den Steuerbescheid und den korrigierten Vorauszahlungs-Bescheid im Oktober. Im Dezember wird schon die nächste Vorauszahlung fällig – ebenfalls um plus 3.000 € nach oben angepasst. Und dasselbe Spiel passiert bei der Gewerbesteuer, sofern Sie gewerbesteuerpflichtig sind.
Sie sehen: Es ergibt durchaus Sinn, jetzt zu prüfen, ob Ihr Gewinn 2021 voraussichtlich höher ausfallen wird als 2020, um dann im zweiten Schritt zu prüfen, welche der folgenden Maßnahmen für Sie sinnvoll sind, um die Steuerlast mit all den oben genannten Folgen doch noch zu senken. Deshalb unserer dringende Empfehlung:
- Zahlen 2021 prüfen und in Vergleich zu den Zahlen 2020 setzen
- Prüfen, welche der folgenden Maßnahmen für Sie infrage kommen
- Umsetzen!
Hier stellt sich jedoch die Frage: Lohnt sich das Ganze bei der Einkommensteuer-Vorauszahlung?
Aber ja. Das folgende Beispiel zeigt es:
Beispiel Einkommensteuer-Vorauszahlung:
Der Selbstständige Peter Werner hat im Vergleich zum Vorjahr (2020) im Jahr 2021 voraussichtlich 40.000 € mehr Gewinn. Da er einem persönlichen Steuersatz von 35 % unterliegt, der durch den höheren Gewinn zudem auf 37 % steigen würde, müsste er, sobald der Steuerbescheid 2021 da ist, 14.800 € nachzahlen.
Also macht er Folgendes:
Rechnungen über 25.000 € aus den Monaten Oktober, November und Dezember 2021 schreibt er erst im Januar 2022. Er richtet sich im Keller ein Lager ein und „vermietet“ es für 80 € im Monat an seine Firma. Dadurch kann er 960 € geltend machen. Er prüft seine Reisekosten und stellt fest, dass er insgesamt 12-mal die Pauschalen nicht abgerechnet hat. Insgesamt acht Einzeltage über acht Stunden Abwesenheit und vier dreitägige Reisen. Zum Flug füllt er für sich die entsprechenden Reisekostenformulare aus und kann 288 € geltend machen. Zudem plant Peter Werner für den Frühling 2022 die Anschaffung eines neuen Transporters.
Er leistet eine Leasingsonderzahlung von 8.000 € auf den Leasingvertrag des 35.000 € teuren Lieferwagens. Zudem zieht er das Leasing der Stanzmaschine vor, von deren Einsatz er sich neue Kunden erhofft. Seine Leasing-Sonderzahlung: 2.500 €.
Wie senken Sie die Vorauszahlung für Ihre Einkommensteuer?
Da Peter Werner vorhatte, im kommenden Jahr den schäbig gewordenen Besprechungsraum neu zu bestuhlen, kauft er sechs neue Stühle zum Preis von je 390 €. Macht 2.340 €. Sich selbst gönnt er einen rückenfreundlichen Bürostuhl für 380 €. Insgesamt also 2.720 €.
Außerdem rechnet er nach: Er verbraucht im Jahr für rund 400 € Papier und für 650 € Toner. Die Hälfte des Bedarfs bestellt er jetzt schon – und handelt auch noch einen kleinen Rabatt für sich aus. 480 € zahlt er noch im Dezember.
Dann rechnet er nach: Insgesamt wird damit sein Gewinn um 39.948 € sinken. Die Nachzahlung ist vom Tisch!
