Bei einer Kassennachschau kontrolliert die Finanzverwaltung, ob Sie Ihr Kassensystem korrekt nutzen. Sie prüft, ob Sie Ihre Bareinnahmen im Kassensystem vollständig und richtig dokumentieren. Die Finanzverwaltung ist darf Ihre Kasse jederzeit ohne Ankündigung prüfen.
Welche Daten darf der Prüfer bei der Kassennachschau anfordern?
Der Prüfer muss sich zu Beginn der Kassennachschau ausweisen. Dann hat er ein umfangreiches Datenzugriffsrecht und darf Ihre Kassendaten anfordern.
Er ist mit einem umfassenden Datezugriffsrecht auf Ihre Kasse ausgestattet. Er darf ihre elektronischen Kassendaten anfordern und im Finanzamt auswerten. Er muss Ihre Daten nicht an Ort und Stelle und auch nicht bei Ihrem Steuerberater prüfen. Hier entscheidet allein der Prüfer, denn das Finanzamt ist im Rahmen der Prüfung „Herr des Verfahrens“. Er darf auch einen Kassensturz durchführen und den Soll-Ist-Abgleich Ihrer Kasse durchführen.
Was gilt steuerlich als „Kasse“?
Als Kasse gilt auch z. B. die selbstrechnende Waage beim Fleischer oder Markthändler. Aber auch Tablets oder Smartphones, mit denen z.B. die Bedienung im Eiscafe die Bestellung aufnimmt, zählen zum Kassenbegriff.
Tablets/Smartphones können zu Manipulationszwecken eingesetzt werden. In der Praxis ist es z. B. durchaus möglich, dass die Kasse nur aus einem Smartphone besteht. Daher ist es normal, dass die Finanzbeamten fragen, wie viele Leute kassieren dürfen und wie viele Kassen es gibt. Eine große Kasse fällt jedem auf. Damit Sie sich nicht dem Verdacht ausgesetzt sehen, einen Schwarzkasse zu betreiben, achten Sie darauf, dass Ihre Tabletts alle angemeldet bzw. deren Abmeldung genau dokumentiert wird.
Müssen die Daten der Kasse sofort abrufbar sein?
Betriebsprüfungen werden vorher angekündigt, sodass Ihnen immer genug Zeit bleiben sollte, sich um die Vorlage der Daten zu kümmern. Bei einer Kassennachschau ist dies anders.
Der Prüfer erscheint in aller Regel überraschend. Sie sind dennoch verpflichtet, die elektronischen Daten Ihrer Kasse „unverzüglich“ unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Arbeitsschritte, wie z.B. den Datenabruf an sich, sind nicht nur notwendig, sondern unerlässlich. Der Prüfer muss weder das Eintreffen Ihres Kassenaufstellers abwarten, noch muss er es hinnehmen, dass Sie eine Software zum Datenexport auf Ihr Kassensystem aufspielen.
Gibt es für den Datenexport eine Datei-Vorschrift?
Vorgaben, dass Sie Ihre elektronischen Daten in einem bestimmten Format zur Verfügung stellen müssen, gibt es nicht. Die Daten müssen allerdings maschinell auswertbar sein. Damit ist die Übergabe PDF-Dateien unzulässig, da sich dort die Verkaufsdaten nicht sortieren, filtern oder aufaddieren lassen.
Was ändert sich für Sie als Anwender bei Ihrer täglichen Arbeit?
Eigentlich ändert sich gar nichts. Die Bedienung Ihrer Kassen und Ihr Datenabruf (Z-Bon) verändern sich nicht. Lediglich die regelmäßigen Kontrollen werden Sie als Kassennachschau bemerken. Hier prüft der Fiskus, ob Sie die von Ihnen anzufertigen Aufzeichnungen tatsächlich korrekt sind und von Ihnen regelmäßig gesichert werden.
Was tun bei einer defekten Kasse?
Da es in Deutschland nach wie vor keine Kassenpflicht gibt, können Sie bei einem Defekt natürlich auch ohne elektronisches Kassensystem weiterarbeiten. In diesem Fall führen Sie Ihr Kassenbuch von Hand. Sie erstellen einen Tageskassenbericht und führen eine offene Ladenkasse. Stellt Ihnen Ihr Systembetreuer ein Ersatzgerät zur Verfügung, müssen Sie allerdings im Fall einer Prüfung auch diese Daten vorlegen können. Am besten ist es, wenn Ihnen Ihr Systempartner ein baugleiches Gerät überlassen, mit dessen Handhabung Sie ohnehin vertraut sind.
Wie funktioniert die Datensicherung bei elektronischen Kassendaten?
Ihre elektronisch erzeugten Kassendaten sind von Ihnen, wie alle anderen Buchhaltungsdaten regelmäßig zu sichern. Gehen Ihnen Daten verloren, wird dies der Fiskus nicht als Entschuldigung akzeptieren. Viele Systeme bieten Ihnen einen regelmäßigen Datenabruf per PC und eine Datensicherung des PCs an. Dies muss von Ihrem System allerdings unterstützt werden. Alternativ können Sie auch Kassendaten direkt auf USB-Speicher oder SD-Karten sichern. Viele Kassensysteme verfügen bereits über diese eingebauten Sicherungen.
Müssen Kassen beim Finanzamt angemeldet werden?
Seit dem 1.1.2020 sind Sie verpflichtet, die Inbetrieb- und auch die Außerbetriebnahme Ihrer Kasse beim Finanzamt anzuzeigen.
Es besteht für Sie eine Belegerteilungspflicht:
- Sie müssen Ihren Kunden fragen, ob er einen Beleg haben möchte. Sie sind aber nicht verpflichtet, ihm einen Beleg gegen seinen Willen auszuhändigen. Die Belegerteilungspflicht verfolgt das Ziel, das z.B. die Gastronomen ehrlicher werden. Würde der Umsatz nicht gebongt, würde die beim Kunden sicherlich zu Nachfragen führen.
- Seit dem 1.1.2020, mit Übergangsfrist zum 1.1.2023, muss jeder Vorgang in einer Registrierkasse, also jeder Umsatz, jede Stornierung, von einer Sicherungssoftware erfasst und unveränderbar gespeichert werden.
Was hat es mit den Übergangsfristen bis 2023 auf sich?
Bis Ende 2016 galt eine Übergangsregelung. Danach konnten Unternehmer ihre älteren elektronischen Kassen aufrüsten. Ziel war es, dass sie GoBD-konform arbeiteten. Damit Steuerzahler, nicht sofort zum 1.1.2020 neue Registrierkassen anschaffen müssen, dürfen sie diese aufgerüsteten Kassen noch bis zum 1.1.2023 nutzen. Doch nach diesem Termin dürfen Sie die aufgerüsteten Kassen nicht mehr betreiben. Halten Sie sich nicht an diese Vorgabe, müssen Sie die nachteiligen Konsequenzen tragen.
Die Finanzverwaltung ist dann berechtigt, nur wegen des unzulässigen Kasseneinsatzes Ihren Gewinn zu erhöhen. Dabei müssen die Prüfer nicht nachweisen, dass Sie konkret Betriebseinnahmen nicht oder nur teilweise erfasst haben. In meinen Augen ein hohes Risiko, das Sie durch eine aktuelle Kasse vermeiden können. Die jetzt eingesetzten Kassen müssen über eine Sicherheitseinrichtung verfügen, damit der Unternehmer die Vollständigkeit seiner Kassendaten gewährleisten kann. Es muss völlig klar sein, in welcher Struktur und in welchem Format die Daten vorgehalten werden. Nur bei einer solchen Kasse kommt die Verlängerung bis zum 1.1.2023 in Betracht.
Autor: Markus Kahr
